Op basis van de 2 bovenstaande aanleidingen willen wij het volgende voorstellen:
1) De documenten worden niet bewaard in de teamsites maar in de bibliotheken van de sharepointsites.
2) De teamssites worden opgezet per dienst (volgens organogram - op kleinst mogelijke dienst) en zijn er alleen om samen te werken, te chatten,... niet om definitieve versies van documenten op te slaan.
3) In de Sharepointsites is er geen onderverdeling per dienst maar per beleidsdomein. (zie kolom H in Proceslijst Audit Vlaanderen - Beleidsdomein) -> 19 beleidsdomeinen -> Nu merken dat we te vaak botsen op de grenzen van de diensten om documenten te delen. Door voor een opzet per beleidsdomein te kiezen, hopen we dit te counteren. Bovendien zijn we dan minder afhankelijk van het organogram.
Algemeen bestuur |
| Algemene financiering |
| Cultuur, sport en vrije tijd |
| Leren en onderwijs |
| Natuur en milieubeheer |
| Ondernemen en werken |
| Veiligheidszorg |
| Wonen en ruimtelijke ordening |
| Zich verplaatsen en mobiliteit |
| Zorg en opvang |
| Doelstellingen en procesmanagement & monitoring |
| Belanghebbendemanagement |
| Financieel management |
| Organisatiestructuur |
| Personeelsbeleid |
| Organisatiecultuur |
| Informatie en communicatiebeheer (intern) |
| Facilitaire middelen, opdrachten en contracten |
| ICT |
4) Elke Sharepointsite bevat verschillende bibliotheken. Deze bibliotheken zijn de kernprocessen. De processen en subprocessen zijn de mappen en documenten in de bibliotheken. We kiezen voor een bibliotheek per kernproces omdat er per kernproces ook een serie is in het serieregister. De archivering, het serieregister en de opzet van bibliotheken zijn dan volledige gelijklopend.
5) De documenten uit de Sharepointsites zijn niet zichtbaar in Teams want Teams gebruiken we als communicatiekanaal.
6) Door deze werkwijze willen we de transparantie verhogen tussen de diensten: op niveau van het beleidsdomein worden de toegangsrechten bepaald bv. bij personeelsadminstratie afgeschermd, maar organisatiecultuur wel door iedereen te lezen. Door deze werkwijze tonen we ook aan dat we processen steeds organisatiebreed bekijken en dat slechts weinig processen beperkt zijn tot één dienst.
De gemeenteraad neemt kennis van de voorgestelde structuur van de Sharepointsite.