Gepubliceerd op 26/10/2022

Besluit

2022_GR_00134 - Gemeente zonder Gemeentehuis - Projectoproep Gemeente Affligem - Totaalbeeld op digitale inclusieve klantenbenadering - Financiële weerslag - personeelsinzet - Bekrachtiging

Gemeenteraad

di 13/09/2022 - 21:00 Raadzaal GAC II

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Wouter Van Driessche, Voorzitter; Albert Beerens; Lutgard Van der Borght; William Engels, Schepen; Johan Deleu, Schepen; Jan Couck, Schepen; Marijke De Vis; Joske Vermeir; Patrick De Smedt; Inez De Coninck, Burgemeester; Jeroen Eenens; Els Van Buggenhout; Luc De Ridder; Roland Mortier, Schepen; Floris Van den Broeck; Els Van Gucht; Evelien Beeckman, Schepen; Willem De Pauw; Jasper Baeyens; Linda Verbesselt; Bert De Wel; Eliane Laurent; Katty Van der Borght; Katleen Biesemans, Algemeen Directeur

Secretaris

Katleen Biesemans, Algemeen Directeur

Voorzitter

Wouter Van Driessche, Voorzitter

Stemming op het agendapunt

Aanwezig

Wouter Van Driessche, Albert Beerens, Lutgard Van der Borght, William Engels, Johan Deleu, Jan Couck, Marijke De Vis, Joske Vermeir, Patrick De Smedt, Inez De Coninck, Jeroen Eenens, Els Van Buggenhout, Luc De Ridder, Roland Mortier, Floris Van den Broeck, Els Van Gucht, Evelien Beeckman, Willem De Pauw, Jasper Baeyens, Linda Verbesselt, Bert De Wel, Eliane Laurent, Katty Van der Borght, Katleen Biesemans

Stemmen voor 23

Jasper Baeyens, Bert De Wel, Willem De Pauw, Katty Van der Borght, Eliane Laurent, Evelien Beeckman, Luc De Ridder, Marijke De Vis, Jeroen Eenens, Lutgard Van der Borght, Els Van Gucht, Linda Verbesselt, Inez De Coninck, Jan Couck, Johan Deleu, Joske Vermeir, Patrick De Smedt, Albert Beerens, William Engels, Els Van Buggenhout, Floris Van den Broeck, Roland Mortier, Wouter Van Driessche

Stemmen tegen 0

Onthoudingen 0

Blanco stemmen 0

Ongeldige stemmen 0

Motivering

Argumentatie

Meer dan 20 andere lokale besturen namen reeds de voorwaardelijke, principiële beslissing in te stappen op enkele deelprojecten van deze subsidieaanvraag, meer bepaald:
- Zuil burger / vrije tijd
  - klantafsprakenmodule
  - digitale aanvraagformulieren + digitale verwerking ervan dankzij gemodelleerde processen
  - digitaal beheer begraafplaatsen
  - archivering van papieren dossiers (rijbewijzen,...)
- Zuil sociale zaken:
  - digitaal klantendossier voor open en betrokken dienstverlening
  - digitale verwerking en archivering van inkomende klantdocumenten
    - mobiele klantopvolging en persoonlijke planningstool
- Zuil omgeving:
  - koppeling omgevingspakket met Mijn Burgerprofiel
  - archivering van papieren dossiers
- Zuil financiën:
  - elektronische inkomende facturen
  - elektronische uitgaande facturen met low-touch betaalmogelijkheid voor de burger
  - digitaal debiteurenbeheer
- Zuil bestuur:
  - digitaal ondertekende uitgaande briefwisseling
  - hybride beraadslagingsysteem / innoverende burgerparticipatie
  - digitale registratie en archivering van briefwisseling
- Domeinoverschrijdend:
  - systeem voor digitale projectopvolging
De bekrachtiging van de collegebeslissing is afhankelijk van het uiteindelijke kostenplaatje en de vereiste personeelsinzet.
Intussen werden de financiële ramingen meegedeeld, aan de hand van indicatieve offertes opgemaakt door de verschillende softwareleveranciers.
De vereiste personeelsinzet werd eveneens becijferd/
Voor een aantal projecten heeft de indicatieve prijsofferte en toelichting het inzicht gegeven dat het project onvoldoende meerwaarde biedt voor de gemeente Opwijk in verhouding tot de prijs of is inmiddels gebleken dat de betrokken dienst al voldoende of op gelijkaardige wijze is uitgerust met software.
Per deelproject werd daarenboven een projectmanagement-fee vastgesteld. Deze fee is noodzakelijk om de managementkost, die ontstaat in hoofde van lokaal bestuur Affligem, te dekken. Lokaal bestuur Affligem zal namelijk instaan voor de overkoepelende sturing, voor het voeren van de overheidsopdrachten,… Dergelijke overkoepelende kosten mogen evenwel ook in beschouwing genomen worden voor de 80%-subsidiëring van de Vlaamse overheid. De overige 20% wordt pro rata verdeeld over de deelnemende besturen per project.
Motivatie voor de hoogdringendheid. Op donderdag 8 september ontving de algemeen directeur een mail vanwege de financieel directeur van Affligem met aangepaste samenwerkingsovereenkomsten en met de mededeling dat de financiële bijdragen voor de projecten van het luik financiën (inclusief projectopvolging) werden aangepast van 20 % naar 51 % omwille van overschrijding van het maximale subsidiebedrag van 2.000.000 € door de massale interesse van gemeentebesturen. Anderzijds is de kost van de projectmanagementfee per deelnemend bestuur hierdoor gedaald. De samenwerkingsovereenkomsten dienden, gelet op de krappe timing voor de indiening van het subsidiedossier door de gemeente Affligem dringend getekend worden en voorgelegd worden aan het college en eerstkomende gemeenteraad.

De financiële impact voor het luik financiën is als volgt

* Project elektronisch uitgaande facturen met low-touch betaalmogelijkheid voor de burger : eigen aandeel gaat van € 6.267,90 (20%) naar € 15.983,14 (51%)

* Project digitaal debiteurenbeheer: eigen aandeel gaat van € 8.200,17 naar € 20.910,43

* Project projectopvolging: eigen aandeel gaat van € 17.483,8 naar € 44.583,00

De fee voor projectmanagement is gedaald naar € 210 (ook aan 51% eigen aandeel) bij komt uit op € 82.107,26 eigen aandeel voor de prijsinschatting.

Voor het luik bestuurszaken werd de fee aangepast naar € 82,35 (aan 20 % eigen aandeel).

De subsidieaanvraag voor deze grootschalige transformatie moet uiterlijk op 9 september ingediend worden.
Lokaal bestuur Affligem deelde het stappenplan mee dat gerespecteerd moet worden om de deadline te halen. Hieruit blijkt dat uiterlijk op 29 augustus 2022 goedkeuring verleend dient te worden aan de prijsinschattingen, de vereiste personeelsinzet en de projectmanagement-fee per projectonderdeel waarop een lokaal bestuur wenst in te tekenen.
Op basis van huidige collegebeslissing zal er een samenwerkingsovereenkomst opgesteld worden en wordt ons bestuur geacht de subsidieaanvraag mee te onderschrijven. Omwille van de krappe deadline en de strakke planning, is het niet mogelijk het uiteindelijk ontwerp van samenwerkingsovereenkomst voorafgaandelijk nogmaals expliciet voor goedkeuring voor te leggen aan het college. De burgemeester en de algemeen directeur dienen bijgevolg via voorliggend collegebesluit gemachtigd te worden om de samenwerkingsovereenkomst te controleren op conformiteit met deze collegebeslissing en te ondertekenen.
Het onderschrijven van de subsidieaanvraag en het ondertekenen van de samenwerkingsovereenkomst houdt opnieuw en nog steeds geen definitieve bestellingbeslissing van ons lokaal bestuur in. Bijvoorbeeld, indien de Vlaamse overheid andere subsidieparameters zou hanteren, indien bepaalde (deel)projecten geen goedkeuring krijgen van Vlaanderen, indien de benodigde kredieten niet door de gemeenteraad opgenomen worden in de eerstvolgende meerjarenplanwijziging,…, kan elk lokaal bestuur alsnog beslissen het betreffende (deel)project uiteindelijk niet uit te voeren. Dit zal desgevallend een verrekening van de toegekende subsidie tot gevolg hebben.
Om een sluitende subsidieaanvraag in te dienen, moet elk partnerbestuur daarnaast ook een verklaring op eer, met betrekking tot het uit te voeren takenpakket in het kader van het projectvoorstel, meesturen. Hierin moet het bestuur bevestigen dat het takenpakket uitgevoerd zal worden hetzij door bijkomend personeel, specifiek aangeworven voor de uitvoering van dit project, hetzij door reeds aanwezig personeel, van wie de reguliere taken voor de duurtijd en inbreng in het project worden overgenomen door bijkomend personeel en/of een ander personeelslid in de organisatie. De algemeen directeur is verantwoordelijk voor het dagelijks personeelsbeheer en dus gemachtigd om deze verklaring op eer te ondertekenen.

Regelgeving bevoegdheid

Art. 56-57 van het decreet lokaal bestuur: Bevoegdheden college burgemeester en schepenen

<p>Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd op basis van artikel 56-57 van het decreet lokaal bestuur</p>

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

De gemeenteraad bekrachtigt het besluit van het college van burgemeester en schepenen dd. 29.08.2022 waarbij de deelname aan de subsidieaanvraag ‘Totaalbeeld op digitale inclusieve klantenbenadering’ van de gemeente Affligem werd goedgekeurd en er wordt ingetekend in op volgende deelprojecten, rekening houdend met onderstaande gegevens:

Zuil burger :

- archivering van papieren dossiers (begraafplaatsen)

Prijs-inschatting

Personeels-inzet

Project-management-fee

Vlaamse

Subsidie

(80 %)

Eigen aandeel

(20 %)

Vlaamse

Subsidie

(80 %)

Eigen aandeel

(20 %)

Vlaamse

Subsidie

(80 %)

Eigen aandeel

(20 %)

€ 6.038,69

€ 1.509,67

€ 13.154,41

€ 3.288,60

€ 329,4

€ 82,35

Zuil omgeving :

- archivering van papieren dossiers

Prijs-inschatting

Personeels-inzet

Project-management-fee

Vlaamse

Subsidie

(80 %)

Eigen aandeel

(20 %)

Vlaamse

Subsidie

(80 %)

Eigen aandeel

(20 %)

Vlaamse

Subsidie

(80 %)

Eigen aandeel

(20 %)

€ 69.898,40

€ 17.474,60

€ 16.536,47

€ 4.134,12

€ 329,4

€ 82,35

Zuil financiën :

- elektronische uitgaande facturen met low-touch betaalmogelijkheid voor de burger

Prijs-inschatting

Personeels-inzet

Project-management-fee

Vlaamse

Subsidie

(49 %)

Eigen aandeel

(51 %)

Vlaamse

Subsidie

(49 %)

Eigen aandeel

(51 %)

Vlaamse

Subsidie

(49 %)

Eigen aandeel

(51 %)

€ 15.356,35

€ 15.983,14

€ 2.941,89

€ 3.061,96

€ 201,76

€ 210

- digitaal debiteurenbeheer

Prijs-inschatting

Personeels-inzet

Project-management-fee

Vlaamse

Subsidie

(49 %)

Eigen aandeel

(51 %)

Vlaamse

Subsidie

(49 %)

Eigen aandeel

(51 %)

Vlaamse

Subsidie

(49 %)

Eigen aandeel

(51 %)

€ 20.090,42

€ 20.910,43

€ 4.342,63

€ 4.392,38

€ 201,76

€ 210

Zuil bestuur :

- hybride beraadslagingsysteem / innoverende burger participatie

Prijs-inschatting

Personeels-inzet

Project-management-fee

Vlaamse

Subsidie

(80 %)

Eigen aandeel

(20 %)

Vlaamse

Subsidie

(80 %)

Eigen aandeel

(20 %)

Vlaamse

Subsidie

(80 %)

Eigen aandeel

(20 %)

€ 93.525,40

€ 23.381,07

€ 6.317,87

€ 1.352,48

€ 329,4

€ 82,35

Domeinoverschrijdend :

- systeem voor digitale projectopvolging

Prijs-inschatting

Personeels-inzet

Project-management-fee

Vlaamse

Subsidie

(49 %)

Eigen aandeel

(51 %)

Vlaamse

Subsidie

(49 %)

Eigen aandeel

(51 %)

Vlaamse

Subsidie

(49 %)

Eigen aandeel

(51 %)

€ 42.835,31

€ 44.583

€ 4.111,98

€ 4.165,98

€ 201,76

€ 210

De projectmanagement-fee is afhankelijk van het aantal deelnemende besturen per deelproject, een variabele die tot de laatste dag kan wijzigen. De vermelde bedragen zijn richtbedragen, gebaseerd op het aantal deelnemers op 15.08.2022. Indien de uiteindelijke projectmanagement-fee hiervan nog zou afwijken, zal deze wijziging naderhand via een afzonderlijk besluit aan het college worden voorgelegd worden.

Artikel 2

De gemeente Affligem wordt formeel aangeduid als penhouder voor het indienen van deze subsidieaanvraag.

Artikel 3

Het college van burgemeester en schepenen gaat ermee akkoord dat het takenpakket in het kader van dit projectvoorstel zal uitgevoerd worden, hetzij door bijkomend personeel, specifiek aangeworven voor de uitvoering van dit project, hetzij door reeds aanwezig personeel van wie de reguliere taken voor de duurtijd en inbreng in het project worden overgenomen door bijkomend personeel en/of een ander personeelslid in de organisatie.

Artikel 4

De gemeenteraad bekrachtigt de aangepaste samenwerkingsovereenkomsten.

Artikel 5

Een afschrift van dit besluit wordt op digitale wijzig toegestuurd aan de gemeente Affligem.