De afgelopen jaren was er te weinig aandacht voor Organisatiebeheersing. De coördinator Informatiebeheer werd te vaak op éénmalige projecten gezet. Dit maakt dat we vandaag een aanzienlijke achterstand moeten wegwerken.
Met het oog op het faciliteren van de realisatie van doelstellingen binnen lokale besturen heeft de Vlaamse Overheid het thema "organisatiebeheersing" ontwikkeld en expliciet opgenomen in het Decreet Lokaal Bestuur (dd 22 december 2017). Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgestelde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Op 01 januari 2014 werd het agentschap Audit Vlaanderen opgericht. Dit agentschap staat in voor het uitvoeren van audits bij lokale besturen en Vlaamse administraties. Het ontwikkelde daarvoor de "leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen". Voor Audit Vlaanderen krijgt deze leidraad de functie van auditinstrument voor het uitvoeren van de organisatie-audits bij lokale besturen.
De leidraad kan daarenboven gezien worden als een gids die de organisatie ondersteunt bij het op punt stellen van haar organisatiebeheersingssysteem. Het geheel van inspanningen en maatregelen om de diverse aspecten te bewaken, stemt overeen met de definitie van organisatiebeheersing uit het Decreet Lokaal Bestuur. Tegelijk kan de organisatie de leidraad gebruiken als zelfevaluatie-instrument om een beeld te krijgen waar ze staat op het vlak van organisatiebeheersing, welke zaken goed zitten en waar verbetering mogelijk is.
De leidraad is opgebouwd rond tien thema's waarvoor telkens onderliggende doelstellingen, mogelijke risico's en potentiële beheersmaatregelen geformuleerd worden. Er is eveneens een apart hoofdstuk rond organisatiebeheersing voorzien. De tien thema's zijn:
1: Doelstellingen- en procesmanagement
2: Belanghebbendenmanagement
3: Monitoring
4: Financieel Management
5: Organisatiestructuur
6: Personeelsbeleid
7: Organisatiecultuur
8: Informatie en communicatie
9: Facilitaire middelen, opdrachten en contracten
10: Informatie- en communicatietechnologie
Dit model is praktisch en intuïtief, alsook goed onderbouwd en omvat zeer herkenbare thema's. Bovendien zijn de nodige werkinstrumenten (werkboek, lezingen, good practices,...) voorhanden en is er rechtstreeks verband met de externe audit door Audit Vlaanderen. Overwegende deze voordelen, wordt voorgesteld om deze leidraad toe te passen als kader voor organisatiebeheersing bij gemeente en OCMW Opwijk.
Organisatiebeheersing en -ontwikkeling is een cyclisch proces van evalueren, implementeren en bijsturen. Het is een systeem dat structureel dient onderbouwd en uitgebouwd te worden. Betreffende de uitgevoerde evaluaties, ondernomen acties, toekomstige projecten en dergelijke meer wordt minstens 1x per jaar en uiterlijk voor 30 juni gerapporteerd door de algemeen directeur aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
In de Leidraad Organisatiebeheersing staat de doelstelling ‘De organisatie volgt haar doelstellingen op aan de hand van accurate rapporten met data uit correcte en kwaliteitsvolle meetsystemen’. Er werd al jaarlijks een rapport organisatiebeheersing opgemaakt maar wij willen het rapport van 2021 visueler maken.
Doelen worden gebruikt om de richting en het resultaat van tevoren vast te leggen. Ze vormen de basis onder je plannen en zijn het kompas van de ontwikkeling van je organisatie. Zonder doelen kan je onmogelijk een cyclisch groeiproces opzetten. Om dit proces in kaart te brengen maken we twee documenten:
In het rapport organisatiebeheersing bespreken we alle operationele doelen van onze organisatie: wat is de huidige stand van zaken en welke stappen zullen we in de toekomst nog zetten.
Het overzicht organisatiebeheersing bevat een visuele samenvatting en focust vooral op de 2 jaarthema’s die het voorbije jaar in de kijker stonden.
Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017; artikel 41 : exclusieve bevoegdheid tot goedkeuren van het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem
Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017; artikels 217 tot en met 220 : opzet van het organisatiebeheersingssysteem
Het besluit van de gemeenteraad van 28 augustus 2019 betreffende de "goedkeuring algemeen kader van organisatiebeheersing (interne controle)" wordt aangepast. De zelfevaluatie zal gefragmenteerd plaatsvinden. De "Leidraad Organisatiebeheersing voor Lokale Besturen", opgesteld door het agentschap Audit Vlaanderen, blijft wel als algemeen kader voor het organisatiebeheersingssysteem gelden voor gemeente en OCMW Opwijk. De leidraad is opgenomen als bijlage bij dit besluit.
Minstens jaarlijks rapporteert de algemeen directeur aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
Het rapport - opgebouwd volgens de structuur en de thema's van de "Leidraad Organisatiebeheersing voor Lokale Besturen" wordt uiterlijk op 30 juni voorgelegd en besproken en heeft betrekking op het vorige kalenderjaar.
Het college vraagt in het kader van de audit per kwartaal te rapporteren aan het Vast Bureau en ter kennisname aan de raad voor maatschappelijk welzijn betreffende de financiële beheersmaatregelen en het financieel management.