2020_GR_00122 - Copiervernieuwing - Instappen bij Raamcontract VERA - Gunning - Goedkeuring

Gemeenteraad

di 23/06/2020 - 20:30 Vanuit uw kot !

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Patrick De Smedt, Albert Beerens, Lutgard Van der Borght, William Engels, Johan Deleu, Jan Couck, Marijke De Vis, Joske Vermeir, Inez De Coninck, Jeroen Eenens, Els Van Buggenhout, Annelies De Pauw, Luc De Ridder, Wouter Van Driessche, Roland Mortier, Floris Van den Broeck, Els Van Gucht, Evelien Beeckman, Willem De Pauw, Jasper Baeyens, Linda Verbesselt, Bert De Wel, Eliane Laurent, Katleen Biesemans

Secretaris

Katleen Biesemans

Voorzitter

Patrick De Smedt

Stemming op het agendapunt

Aanwezig

Stemmen voor 23

Jasper Baeyens, Bert De Wel, Willem De Pauw, Eliane Laurent, Evelien Beeckman, Luc De Ridder, Marijke De Vis, Jeroen Eenens, Lutgard Van der Borght, Els Van Gucht, Annelies De Pauw, Linda Verbesselt, Inez De Coninck, Jan Couck, Johan Deleu, Joske Vermeir, Albert Beerens, William Engels, Els Van Buggenhout, Floris Van den Broeck, Wouter Van Driessche, Roland Mortier, Patrick De Smedt

Stemmen tegen 0

Onthoudingen 0

Blanco stemmen 0

Ongeldige stemmen 0

Motivering

Argumentatie

VERA heeft als autonoom provinciebedrijf een overheidsstatuut, vastgesteld bij de provinciewet (art. 114 quinquies) en het provinciedecreet (art. 225-237), waaruit volgt dat de activiteiten van VERA kaderen in een opdracht van openbaar belang en VERA onderworpen is aan de wet op de overheidsopdrachten;

De overheidsopdracht “Raamovereenkomst voor het leveren van multifunctionals, printers en een universeel beheersysteem 2018/003” werd uitgeschreven namens andere besturen, zoals vermeld in de Belgische en Europese publicatie;

Het voorwerp van deze overheidsopdracht is een overeenkomst tegen prijslijst die samengesteld is op basis van eenheidsprijzen. De overeenkomst omvat tevens het onderhoud en de verbruiksproducten (toners, drums, inkt… exclusief papier);
VERA heeft samen met een vertegenwoordiging van 6 afgevaardigden van de lokale besturen de analyse gemaakt en de leveranciers geselecteerd die de interessantste aanbieding MFC materiaal heeft tegen de beste prijs, kwaliteit en service, op alle hierbij betrokken gebieden.
Het bestek en de evaluaties gebeurde onder toezicht en met medewerking van een werkgroep van 5 openbare besturen en VERA. Deze werkgroep kwam tot stand na een projectselectie.
De overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van 60 maanden met ingang op 14 november 2018 vermeld in de schriftelijke toewijzingsbrief.

Juridische grond

Het besluit van de provincieraad van Vlaams-Brabant van 30 mei 2000 tot oprichting van «VERA als autonoom provinciebedrijf » (hierna: VERA) ;
Art. 4 en 5 van de beheersovereenkomst van VERA zoals goedgekeurd door de provincieraad van 17 december 2013, waarbij de dienstverlening die VERA ontwikkelt en aanbiedt als doel heeft e-government te helpen realiseren bij lokale besturen, bovenlokaal is en ondersteunend met het oog op de verbetering van de samenwerking tussen de besturen in de provincie Vlaams-Brabant en gericht op het creëren van schaalvoordelen;
Het bestek met toepassing van de openbare procedure en met als onderwerp “Raamovereenkomst voor het leveren van multifunctionals, printers en een universeel beheersysteem 2018/003” als een overheidsopdracht voor leveringen zowel Belgisch (BDA: 2018-522157) als Europees (2018/S 148-338066) gepubliceerd werd op 01 augustus 2018.
VERA in de aankondiging en in het lastenboek opnam dat APB VERA Steunpunt e-government als aankoopcentrale met aanvullende aankoopactiviteiten handelt. Deze aankoopcentrale fungeert als tussenpersoon door het sluiten van raamovereenkomsten die door de aanbestedende overheden kunnen worden gebruikt (artikel 47, §1, alinea 2 van de wet overheidsopdrachten). De deelnemende instantie dient zelf nog een overeenkomst te sluiten met de gekozen leverancier.

Regelgeving bevoegdheid

Art. 56 §2 van het decreet lokaal bestuur: Bevoegdheid college - toegewezen door gemeenteraad

<p>Artikel 56 §2 van het decreet lokaal bestuur: Het college oefent de bevoegdheden uit die eraan zijn toevertrouwd overeenkomstig artikel 41, eerste lid, van dit decreet, of overeenkomstig andere wettelijke en decretale bepalingen</p>

Beleidsdoelstellingen

Niet van toepassing

Gelijkblijvend beleid ICT

Budgetsleutels

2020/ACT-526/0119-01/61321000/BESTUUR/ICT/IP-GEEN | Uitgaven: € 200.000 | Inkomsten: € 0

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

De Gemeenteraad neemt hierbij kennis dat de opdracht “Raamovereenkomst voor het leveren van multifunctionals, printers en een universeel beheersysteem 2018/003” via VERA als aankoopcentrale met aanvullende aankoopactiviteiten voor lokale overheden in de provincie Vlaams-Brabant werd toegewezen aan:

Perceel 1: Multifunctionals en printers:
Canon Belgium NV, Berkenlaan 3, 1831 Diegem
Perceel 2: Universeel beheersysteem:
Canon Belgium NV, Berkenlaan 3, 1831 Diegem

Artikel 2

De geraamd waarde voor deze opdracht voor de gemeente Opwijk waarvan sprake in artikel 1 bedraagt :

€ 70.000 exclusief btw (voor 60 maanden) voor de huur op basis van de te vervangen multi-functionals.
€ 130.000 exclusief BTW over 60 maanden voor het verbruik op basis van de huidige hoeveelheden.

Dit is inclusief de multi-functionals voor het OCMW en deze van OPCura. Deze laatste zal afzonderlijk gefactureerd worden.

Artikel 3

De looptijd van het raamcontract van de opdracht in artikel 1 bedraagt 60 maanden met ingang op 14 november 2018 vermeld in de schriftelijke toewijzingsbrief.

De looptijd van de afname in het kader van deze opdracht bedraagt 60 maanden met ingang vanaf de installatiedatum van de toestellen.

Artikel 4

De bestellingen kaderend in dit raamcontract zullen worden uitgevoerd via de bestelprocedure uitgewerkt door VERA.