2020_GR_00116 - Sportinfrastructuur Heiveld - Gebruiks- en tariefreglement - Goedkeuring

De aanleiding om het reglement te wijzigen is het feit dat het lokaal bestuur de bepalingen van het decreet lokaal flankerend onderwijs correct wil toepassen, met name door het bijsturen van het gebruik van de gemeentelijke sporthal (als publiek toegankelijke infrastructuur) door de scholen van de gemeente Opwijk en dit met ingang van het schooljaar 2020-2021. Een gelijkmatige verdeling van gratis gebruiksuren voor scholen is de grootste wijziging. Alle zaken die van toepassing waren op de niet-gemeentelijke scholen die op het grondgebied Opwijk liggen werden aangepast. Het gaf de sportdienst ook de kans het hele reglement kritisch te bekijken en details verder uit te werken en onduidelijkheden die sinds 2017 opdoken beter te omschrijven.

De belangrijkste wijzigingen:

• De volgorde voor hoofdstuk 2 en 3 wordt aangepast in functie van het besproken onderwerp.

• Tarieven: de tarieven blijven behouden op uitzondering van de kleine zaal: de 6 euro voor categorie C, D, E wordt verlaagd naar 5 euro om in overeenstemming te zijn met de 1/3 Grote Zaal. Op basis van het huidig gebruik zou dit een verlies op jaarbasis voor de gemeente betekenen van slechts 78 euro (slechts één vereniging krijgt een aanpassing; de meeste gebruikers hebben jeugdwerking en verkrijgen al een voordelig tarief). De tarieven werden in 2016 onderzocht en sloten aan bij andere gelijkaardige sportinfrastructuur. Een tariefverhoging is niet aangewezen, rekening houdend met de gevolgen van de coronacrisis en de ouderdom van de sportinfrastructuur. Lidmaatschap van een adviesraad wordt geschrapt, aangezien de voormalige adviesraden niet meer bestaan en dit nu ook zeker geen voorwaarde mag zijn. Er werd een toevoeging gemaakt bij tarief B voor wat betreft gemeentelijke andersvalidengroepen en G-sportverenigingen. Zij genieten zo ook van het voordeligere tarief.

• Gebruiksaanvragen (vooral van belang bij nieuwe gebruikers) moeten 7 dagen op voorhand gebeuren (in plaats van 5); de termijn van 7 dagen is nodig omwille van het feit dat er tijd nodig is om de toegangsbadge af te halen en af en toe een extra check te kunnen doen bij andere (vaste) gebruikers of het occasioneel aangevraagd gebruik effectief ook mogelijk is. Zo is er voldoende tijd om bij de aansluiting van brugdagen en weekends toch een correct werking te garanderen. Voor vaste gebruikers kan de sportdienst wel flexibel werken. In het verleden zijn er al problemen geweest met occasionele huurders die last-minute reserveren en dan niet betalen. Dat willen we ten alle koste vermijden door tijdig alles te regelen en hun op hun verantwoordelijkheden te wijzen. 

• Er werden aanvullingen gedaan om de werkwijze van het online reserveren meer toe te lichten en o.a. ook het online betalen op te nemen.

• De werkwijze rond de aanpak van de sportdienst voor de inplanning van de vaste gebruikers en het occasioneel gebruik wordt ook toegelicht.

• Overmacht wordt beter omschreven, dit ook op eerdere vraag van de gebruikers.

• De EHBO-voorzieningen werden ook uitgebreid en omschreven.

• Het gebruik van de toegangscontrole met badges wordt omschreven.

De adviescommissie sport gaf advies op 30 mei 2020; dit via een google doc voor advies en opmerkingen.

Artikel 7: toevoegen: 'de commissie sport wil in kennis gesteld worden van overleg tussen clubs omtrent afspraken rond gebruiksuren. De sportdienst stelt voor dit niet op te nemen in het reglement. Er komen diverse overlegmomenten aan te pas en dit soms enorm in detail of omtrent regelingen rond weekendgebruik. De sportdienst heeft voldoende kennis om dit in goede banen te leiden. De AC sport kan steeds informeren maar dit een verplichting maken lijkt niet relevant. 

Artikel 13: AC sport  polst naar haalbaarheid opvolging van niet opnemen van gebruiksuren 3x na elkaar. En wat bij overmacht. De sportdienst ziet dit zeker haalbaar. Op zich is de vraag van de sportverenigingen zo groot naar gebruiksuren dat een goede opvolging en goede aanpak nodig is. Dit komt hieraan tegemoet. Met overmacht kan zeker rekening gehouden worden maar dit moet niet vermeld worden in dit reglement.

Artikel 14: wanneer de sportinfrastructuur gebruikt voor niet-sportieve doeleinden wil de AC sport in kennis worden gesteld. Voor de sportdienst is dit ook weer niet relevant. De AC sport is een adviescommissie en dient niet van alle kleine praktische zaken op de hoogte gesteld worden. De gebruikers worden sowieso in kennis gesteld indien zij betrokken partij zijn. 

Artikel 16:  toevoeging van naast water ook sportdranken toe te laten. De sportdienst volgt dit en reglement wordt hiernaar aangepast.

Artikel 25: toevoeging nodig hoe er afgesloten moet worden en hoe de verlichting werkt. De sportdienst heeft een aanpassing gedaan met toevoeging van enkele zaken hieromtrent. Omdat er voor de toegangscontrole ook een handleiding voorhanden is lijkt dit onnodig om dit helemaal in detail hier op te nemen.  

Artikel 26: te wijzigen naar 'de gebruiker geeft steeds gevolg aan de maatregelen/reglementering die opgelegd worden door andere overheden dan de gemeente Opwijk'. De sportdienst voegt deze zin toe.

Artikel 29: indexering pas toepassen vanaf 1/09/2025. De sportdienst gaat hiermee niet akkoord. Dit wordt ook voor geen enkel andere concessie (EMO, BCO) toegepast. De indexering zo lang uitstellen zou ineens een grote prijsstijging kunnen teweeg brengen waarop niemand voorbereid is. Een indexering die jaarlijks gebeurt is gewoon aangewezen.

Artikel 33: te wijzigen naar 'de gebruiker sluit de nodige verzekeringen af, eigen aan de activiteit'. De sportdienst stelt voor het oorspronkelijke artikel te behouden omdat het belangrijk is dat de club/ gebruiker voldoende ingedekt is tegen risico, dit best door het hebben van een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en een ongevallenverzekering voor vrijwilligers. Dit is ook zo vermeld in het sporthalreglement voor scholen en wordt best dan op dezelfde manier omschreven.

Artikel 34: toevoegen van: 'de gebruiker zal gehoord worden door het college van burgemeester en schepenen. De commissie sport zal in kennis gesteld worden van deze beslissing. De sportdienst past het artikel aan in de mate dat dit GDPR-gewijs kan. Een bekrachtiging door college wordt toegevoegd. Gehoord worden door het college beslist het college zelf dus dit wordt niet opgenomen in dit artikel.